Neste episódio do Pergunta ao GP respondemos a várias questões sobre o Contrato por Conceção e Construção:
- O que é a contratação por Conceção e Construção?
- A contratação por Conceção e Construção reduz muito o risco para o cliente?
- Na Conceção e Construção a gestão do custo é muito mais fácil e certa?
- Como implementar o modelo de Conceção e Construção com base num preço objetivo?
- Como podemos contratar uma Conceção e Construção com base num preço fechado?
- Faz sentido recorrer à Conceção e Construção porque temos pouco tempo?
- Que vantagens e desvantagens é que tem um contrato por Conceção e Construção?
- Principais coisas a ter em conta ao contratar a Conceção e Construção?
Episódio completo disponível nos canais habituais da Alphalink:
TRANSCRIÇÃO
O que é a contratação por Conceção e Construção?
Num modelo mais tradicional, nós temos passos bem definidos e sequenciais para o desenvolvimento de um projeto. Primeiro, contrata-se uma equipa projetista, depois elaboram-se os projetos, tendo os projetos elaborados, faz-se a consulta para a obra, contrata-se um construtor ou empreiteiro e, por fim, executa-se a obra. Num modelo de conceção e construção, contrata-se tudo isto à mesma entidade. Na verdade, é um conjunto de empresas, não é uma única empresa, para a qual se vai contratar a elaboração dos projetos e a contratação da obra.
Também vale a pena dizer o que a conceção e construção não é. E a conceção e construção, ou design and build, como também é conhecido, não é bem um modelo contratual. E porquê? Porque não define a forma como vamos chegar ao preço da obra. Existem várias formas de lidar com este assunto. Não há nenhuma forma bem instituída e que tenha de ser universal para a forma como se lida com o custo em conceção e construção. Por isso, se alguém vos disser que é assim que se faz, não acreditem. No fundo, a conceção e construção é apenas contratar a elaboração do projeto e a obra à mesma empresa/conjunto de empresas.
A conceção e construção reduz muito o risco para o cliente?
Depende de que risco estamos a falar. Podemos estar a falar de preço, de produto final, de interação projeto-obra, de prazo, etc. Se estivermos a falar de preço, já vimos que a conceção e construção não é bem um modelo contratual. Portanto, a gestão relativamente ao preço vai depender um pouco daquilo que fizermos com ela.
Há muita complexidade na conceção e construção. Estamos a contratar as coisas antes de saber o que elas são e, portanto, aqui podemos perder um pouco o controle relativamente ao preço. Não é por reduzir o risco relativamente ao preço para o cliente que devemos adotar uma conceção e construção.
Relativamente ao produto final, aqui também se pode perder algum tipo de controlo sobre o detalhe da solução, sobre soluções mais autorais, projetos mais autorais. Portanto, aqui depende ligeiramente do tipo de projeto. Se for muito baseado em requisitos, nem há grande risco, porque sabemos bastante bem o que é que queremos construir. Caso seja um processo mais autoral, pode trazer algumas complicações.
Relativamente à interação projeto-obra, aqui sim, haverá alguma diminuição de risco, principalmente porque estamos a falar sobre uma única entidade que é responsável pela elaboração do projeto e da obra e, portanto, à partida há uma ligação mais direta entre as equipas, a comunicação flui mais facilmente e, portanto, poderão resolver-se problemas de forma mais eficaz tendo esta ligação direta. É importante perceber que equipa é que temos. Se no papel isto é assim, pode não acontecer na realidade. É preciso perceber se as equipas estão habituadas a trabalhar juntas, se estão coordenadas, porque caso não estejam, mesmo que o contrato diga outra coisa, vai sempre sobrar algum problema para o dono de obra pela falta de coordenação e compatibilização entre as equipas.
Relativamente ao prazo, também é verdade que se ganha alguma agilidade relativamente aos processos. A transição entre a parte de projeto e a obra é mais rápida. No entanto, é importante ter em conta que não devemos subestimar o tempo que leva a fazer um projeto, as iterações que um projeto precisa, os atrasos que ocorrem naturalmente, o tempo que a obra leva, não se diminui por ser uma conceção e construção. Por isso, apesar se agilizar em processo e, portanto, conseguir-se encolher um pouco o prazo, existe o risco, outro tipo de risco, que é as expectativas de estarem um bocadinho desfasadas e querer esmagar-se o prazo para além do limite razoável.
Em resumo, não é óbvio que um contrato por conceção e construção tenha menos risco. Traz alguma simplificação e agilidade, mas não traz necessariamente menos risco.
Na conceção e construção, a gestão do custo é muito mais fácil e certa?
Não. Já sabem, o preço das coisas depende do que elas são, não há forma de contornar isto e na conceção e construção, por definição, estamos a contratar a obra quando ainda não está definido o que se vai construir. Há várias formas de lidar com isto e vamos aqui falar de duas. Temos até perguntas dedicadas a cada uma delas.
Podemos gerir o processo com base num preço objetivo, ou seja, estabelece um preço objetivo e toda a equipa trabalha em conjunto para o atingir. Podem estabelecer-se alguns critérios para a definição de preço, tipo custo + margem, mas haverá sempre alguma limitação na capacidade de controlo. Podemos também gerir o projeto com base num preço fechado. Contrata-se a obra como se fosse um valor global, fechado, mas ainda sem projeto. A aplicação de qualquer uma destas formas tem muito que se lhe diga e o cliente deve estar bem ciente do que está em causa.
Em suma, não. A gestão do custo na conceção e construção não é muito mais fácil e certa. Há muito risco envolvido.
Como implementar um modelo de conceção e construção com base num preço objetivo?
Esta é provavelmente a forma mais razoável de se aplicar o modelo. Discute-se com a equipa projetista-empreiteiro o que se pretende para o projeto, detalhe-se o programa tanto quanto possível, estabelecem-se critérios e expectativas. Com base nisso, o projetista-empreiteiro ajuda a estabelecer um objetivo que deve ser realista. Na Alphalink, referimos este processo como uma análise de plausibilidade de custos. Não é uma estimativa, é a afirmação de que é plausível que se possa desenvolver um projeto que venha a custar X e que vá ao encontro às expectativas do cliente.
Mas note-se que não é um compromisso rígido ou garantido. Não é uma estimativa, mais uma vez. É um acordo de princípio de que se vai projetar para esse número. O cliente tem de estar bem ciente que também terá de tomar muitas decisões com vista a esse objetivo. Depois desta discussão, desenvolvem-se os projetos, sempre com objetivamente, orçamenta-se e valida o objetivo e, por fim, faz-se a obra.
Desta forma de implementar o modelo, resultam várias notas importantes. Primeiro, perde-se claramente a pressão comercial sobre a orçamentação. No fundo, deixa de haver um processo competitivo com várias empresas, pelo que é óbvio essa perda de pressão comercial. Segundo, continua a ser necessário desenvolver projetos, orçamentar e fazer a obra. É verdade que o processo tende a ser mais ágil, mas o tempo continua a ser uma variável importante e não há milagres. Por fim, é fundamental escolher muito bem o grupo projetista-empreiteiro para o projeto. Esta escolha não tem nada a ver com números, com dinheiro, qualquer número que apareça aqui é meramente indicativo, digamos assim, e portanto esta escolha tem tudo a ver com a relação de confiança neste parceiro.
Como podemos contratar uma conceção e construção com base num preço fechado?
Esta forma pode funcionar bem em projetos baseados em requisitos, mas não vai funcionar de maneira nenhuma em projetos que se pretendem mais criativos. E o que é isto de um projeto baseado em requisitos? No fundo, é um projeto em que o cliente fica contente com o resultado final, desde que consiga riscar numa checklist funções que um produto cumpre. Assim, em dois extremos, podemos considerar um armazém, do que quer que seja, que desde que não meta água, garanta as condições de climatização, tenha as acessibilidades necessárias para carregar e descarregar, enfim, desde que tenha todas as funcionalidades adequadas para um armazém, é um projeto baseado em requisitos fáceis de definir e riscar numa checklist.
Por outro lado, um hotel com desenvolvimento de interior design, toda uma sensação que se pretende transmitir aos clientes, uma imagem de marca, seja da cadeia hoteleira, da equipa de interior design ou da arquitetura, é muito menos propensa a que seja baseada apenas em requisitos. Não é só uma questão de checklist, os pormenores e decisões sobre determinadas soluções são muito mais relevantes. Funcionará mal com o modelo de conceção e construção, ainda mais em preço fechado. Portanto, neste modelo detalham-se, tanto quanto possível, os requisitos e as expectativas. Ainda assim, é importante lembrar que, por muito detalhe que se tenha para os requisitos, são um “MB” de informação, enquanto o projeto final tem um “GB”. Depois disto, o empreiteiro apresenta um preço fechado para tudo, chega-se a um acordo e depois desenvolvem-se os projetos e faz-se a obra. Nesta forma de aplicar o contrato, o foco será a tensão entre o que vamos depois exigir no projeto e o que o empreiteiro terá considerado na proposta.
Há uma tensão constante entre o “eu queria aquilo”, mas “eu só considerei isto”, e o projeto terá seguramente mil vezes mais informação do que os requisitos iniciais. Por isso, há muita margem para incerteza, mal entendidos e falhas de interpretação. Num projeto com base em requisitos, isto é muito mais fácil de gerir.
Num projeto criativo é um pesadelo. Assim sendo, esta forma de trabalhar até pode funcionar bem em projetos simples, baseados em requisitos e sem grandes expectativas do cliente. Caso o cliente queira ter uma voz mais ativa no desenvolvimento do projeto, escolher soluções, etc., isto não é adequado. Resulta num projeto muito tenso, dado conflitos, trabalhos a mais mal geridos e um projeto inglório para todos os envolvidos.
Faz sentido recorrer à conceção e construção porque temos pouco tempo?
É preciso ter cuidado com esta pergunta. Sim, existe alguma tendência para a conceção e construção permitir encurtar alguns prazos, principalmente naquela fase de transição entre a fase de projeto e a fase de construção. Como se contratou tudo à mesma entidade, não existe a fase de consulta para a obra, de avaliação de propostas, contratação do empreiteiro, isso foi tudo feito à partida, e portanto sim, consegue-se aqui poupar algum tempo e isso encurta ao prazo global do projeto.
No entanto, a concepção e construção não faz milagres. Continua a ser preciso projetar, avaliar custos e orçamentar e fazer a obra. O projeto demora o tempo da mesma forma que demora num outro tipo de processo. Portanto, projetar demora tempo, é um processo naturalmente caótico e iterativo, precisamos de andar para frente e para trás, não é bem isto, é mais aquilo, etc. Ou seja, tirar tempo ao projeto é tirar qualidade ao projeto.
Relativamente à obra, parece-me também relativamente óbvio que a obra vai demorar o mesmo tempo, seja em conceção e construção ou não. As atividades que constituem uma obra demoram exatamente o mesmo tempo. Não é por estarmos numa conceção e construção, que erguer uma parede demora menos tempo. Portanto, a nossa recomendação, e por mais vezes que digamos isto, continuamos a dizê-lo, evitem colocar-se numa situação em que tenham pouco tempo. Se estão a pensar mudar de escritório, comecem a pensar nisso um ano ou dois anos antes. O tempo é o ouro para os projetos. É o que nos permite pensar e desenhar de forma adequada. É a melhor forma de reduzir o risco quando temos pouco tempo. Existe a tendência para tomar decisões mais arriscadas, e é o que permite gerir melhor as questões de custos e de qualidades.
Em resumo, sim, a conceção e construção permite poupar algum tempo, não tanto quando se possa pensar a partida e, ainda assim, com o sacrifício de algumas vertentes do projeto.
Que vantagens e desvantagens é que tem um contrato por concessão e construção.
Assim, de forma muito simplista, temos a vantagem de se ganhar algum tempo e agilidade, mas atenção que não é tanto quanto isso. Continua a ser necessário projetar, desenvolver os projetos, orçamentar e fazer a obra. Uma outra vantagem é que exige menos capacidade técnica por parte do cliente. Isto pode ser importante em projetos de menor dimensão e complexidade, onde não faça sentido mobilizar uma equipa técnica do lado do cliente que seja tão forte.
A grande desvantagem é que se perde a pressão comercial para o custo da obra, claramente. Estamos a contratar a obra antes de definir o que se vai construir e, portanto, perdemos aí alguma oportunidade de pressão comercial. Num projeto mais pequeno pode não ser um grande problema, quando falamos de um projeto maior o impacto também é obviamente maior e pode ser uma desvantagem valente esta questão da perda de pressão comercial.
A conceção e construção pode então ser um modelo válido para obras de pequena dimensão e complexidade relativamente reduzida, por exemplo, fit-out de escritórios até 1000m², é perfeitamente plausível utilizar-se um modelo deste tipo, até para remodelações pequenas de hotéis, principalmente se a parte criativa já estiver mais estancada, se tivermos um quarto modelo bem definido, por exemplo, poderá fazer sentido. Não casará tão bem com processos mais criativos, que sejam mais autorais ou de maior dimensão, onde o impacto da perda de pressão comercial é verdadeiramente significativa.
Principais coisas a ter em conta ao contratar a conceção e construção.
Ao contratar a conceção e construção é preciso perceber-se bem a questão que já falámos sobre se um projeto é muito baseado em requisitos e ter-se presente o menor controlo que se tem sobre a definição de soluções. É preciso definir muito bem qual o modelo relativamente ao preço que se vai aplicar, portanto se vamos fazer uma gestão para o objetivo de custo, uma gestão por preço fechado ou outro. Também já falámos sobre este assunto, é importante perceber as características do que se vai aplicar.
No entanto, o fator crítico para adotar este modelo é contratar a equipa certa. Não devemos dar demasiada importância ao preço e aos números que são apresentados na consulta, o preço das coisas dependendo do que elas são, já nos ouviram dizer várias vezes, e não estão definidas. Os números que vamos ouvir não são reais, são apenas indicadores muito macro, apresentados em contexto de incerteza e pressão comercial pelas empresas. Não são um compromisso ou garantia do que quer que seja. Devemos escolher equipa pela equipa que é. É fundamental a articulação entre o projeto e a obra, e aqui cuidado com os grupos formados especificamente para um projeto pela primeira vez. Não significa que corra mal, mas muita atenção a isto.
E portanto, empresas bem instituídas no mercado, com experiência e prestígio, que não se podem dar ao luxo de que um projeto corra mal e que não vão querer sacrificar a satisfação do cliente por uma mão cheia de euros, é a empresa certa para isto. A equipa a contratar é o ponto fundamental numa conceção e construção.
