Neste episódio do Pergunta ao GP, Luís Alvo responde a várias questões sobre a Gestão de Projetos na fase de Conceção:
- Qual é a diferença entre o Projeto (referido na Gestão de Projetos) e os projetos como os conhecemos na indústria (os projetos dos projetistas)?
- Como é que a Gestão de Projetos gere a execução dos Projetos?
- Qual é o papel do Coordenador de Projeto?
- Qual é a diferença entre a coordenação e a compatibilização do Projeto?
- Como é que o GP deve abordar o tema da compatibilização?
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Transcrição
Qual é a diferença entre o projeto referido na gestão de projetos e os projetos tal como os conhecemos.
Portanto, o projeto referido na gestão de projetos deriva, muito provavelmente, é uma transição direta, muito provavelmente, do project management anglo-saxónico, onde o project se refere ao processo, numa das suas muitas definições, que há várias, se refere ao processo delimitado no tempo, com objetivos claros e recursos limitados. Já o projeto que nós conhecemos da nossa indústria, refere-se à arte, é à técnica de projetar, de idealizar, de conceber um local habitado, um determinado edifício, etc. Isto é, a atividade dos projetistas, o projeto de arquitetura, o projeto de instalações elétricas, o projeto de estabilidade, e estes projetos são constituídos normalmente por peças escritas, por peças desenhadas, por outros elementos que constituem depois o projeto.
Também referindo um pouco aos termos anglo-saxónicos, tal como temos o project que deriva do project management, para a gestão de projeto, também é muito usual designar-se o projeto referente à arte de projetar como design, do desenho. Portanto, é muito comum também na gíria da gestão de projeto, tal como falamos no project management, falamos também do design e do design management para descrever toda a atividade referente à técnica de desenhar e de projetar. Portanto, em resumo, o projeto, da gestão de projeto (project) quando nos referimos ao processo no seu todo, os projetos enquanto desenho, design, quando nos referimos à atividade dos projetistas e o seu trabalho na fase de concepção.
Como é que a gestão de projetos gere a execução dos projetos?
Se olharmos para o ciclo de vida de um projeto da construção civil, a gestão dos projetos, ou a execução dos projetos, enquanto resultado do trabalho das equipas de projeto, na concepção e no desenho, isto é, a execução dos projetos de arquitetura, de estruturas das várias especialidades é maioritariamente realizada na fase de concepção. Como podemos utilizar, para diferenciar os vários projetos, eu costumo utilizar o termo design management para me referir à fase de gestão da execução dos vários projetos de execução na fase de concepção. Enquanto gestor de projeto, foco principalmente nas seguintes atividades, que entendo como sendo as principais para garantir uma boa gestão nesta fase.
Primeiro, assegurar desde o início que estão identificados todos os projetos necessários, para evitar que durante uma fase já adiantada da execução dos projetos, se verifique que falta uma determinada especialidade que é importante e que possa impactar com todas as outras, por exemplo, a determinada altura percebemos que é preciso uma especialidade de cozinhas industriais ou de audiovisuais e se esse requisito de especialidade for detetado mais tarde, pode vir a impactar fortemente em todo o projeto.
Depois, assegurar o levantamento de todos os requisitos. Monitorizar, registar as alterações ao longo do tempo e atuar ao longo também das várias fases do projeto, garantindo que os requisitos estão a ser cumpridos ou se tiverem que ser ajustados, garantindo e registando que os mesmos são depois implementados.
A gestão dos custos também é muito importante. Nesta fase é muito centrado no que está a ser desenhado e projetado, mas garantir desde o início que o objetivo de custo está a ser implementado ao longo das várias fases do projeto e se houver desvios que se vá atuando no objetivo de custo em função daquilo que está a ser desenhado e projetado. Por exemplo, os vários papéis da coordenação, definir claramente quem é que tem a responsabilidade da coordenação do projeto, quem é que tem a responsabilidade da coordenação do BIM, caso exista, etc. Depois, é definir bem quais as fases dos projetos e os seus entregáveis e os tempos necessários para cada uma das fases. É muito importante garantir o tempo necessário para as distintas fases e que estas estão alinhadas com a estratégia de contratação da empreitada tendo em conta que cada uma destas fases necessita tempo, ou seja, os projetos necessitam tempo para serem realizados, portanto isto convém estar tudo muito bem articulado. Depois, o envolvimento da equipa na fase de obra. É muito importante estruturar e definir e acordar desde o início qual é que vai ser o papel da equipa de projeto, durante a fase da obra.
Se vamos precisar de uma assistência técnica normal, se vamos precisar em determinadas especialidades de uma assistência técnica especial, para evitar depois problemas e faltas de definições e de apoio da equipa de projeto da fase de obra, é muito importante acordar logo desde o início os vários papéis ao longo desta fase. Porque o projeto não termina só quando se entrega um projeto para executar. O projeto continua durante a fase da obra até ao fecho da obra. E em seguimento também como é que é feito e garantido o envolvimento da equipa de projeto na fase do comissionamento e dos ensaios das várias instalações mais técnicas, porque um projetista que idealiza e tem todo o conceito do projeto tem que estar envolvido no final para garantir que realmente a obra e as várias instalações entre si estão a funcionar de acordo com o que são os requisitos da equipa de projeto. Então é muito importante garantir qual é o papel da equipa de projeto nesta fase.
Então qual é o papel do coordenador de projeto?
Se durante a fase de Design Management, como já vimos, será assegurada pelo Project Manager, pelo Gestor de Projeto, que irá gerir o projeto como um todo, ou seja, a equipa, a monitorização do trabalho, os custos, os planeamentos. Esse papel de gestor de projeto muitas vezes pode se confundir com o papel do coordenador de projeto, mas não é a mesma coisa. A coordenação do projeto tem a ver com o processo, com a coordenação e articulação das atividades das várias equipas de projeto ao longo do tempo, dos vários projetistas, com vista a que estes tenham a informação necessária em cada momento e que o seu trabalho esteja bem articulado com e
entre as várias equipas. E quem é que normalmente é responsável por esta coordenação? Bem, é importante ter presente que a coordenação de projeto decorre da lei, decreto de lei 31 de 2009, e que inclui várias responsabilidades ao coordenador de projeto, que habitualmente é um papel do arquiteto, não obrigatoriamente, mas normalmente é um papel que é assegurado pelo arquiteto, que será o porta-voz da equipa e responsável pela coordenação e articulação de todas as equipas. Mas não só, portanto, inclui outras responsabilidades, não só as atividades processuais e da instrução dos processos e da garantia do cumprimento legal, como compatibilização com questões de segurança e saúde, etc. É este o papel legal do coordenador do projeto. Mas vai para além disso. Para além destes requisitos legais, o papel do coordenador do projeto é mais como um árbitro, que resolve e decide temas que não podem ser resolvidos de forma independente pelas várias equipas. Por exemplo, para acertar, por exemplo, a potência necessária pelo ar-condicionado para que os seus equipamentos funcionem, que é pedir às instalações elétricas, normalmente é algo que estas duas disciplinas conseguem decidir entre si, sem necessidade de mais ninguém. Por exemplo, acertar uma conduta que passa por baixo de uma viga pode ser feito de diversas formas. Ou se altera a geometria da conduta, ou se altera a geometria da reviga, ou se sobe o teto. etc. E nestas situações, com tantas variáveis, poderá ser, e muitas das vezes é necessário, envolver o coordenador do projeto como o árbitro e decisor final das soluções a adotar. Assim, o coordenador de projeto deve acompanhar a forma como os vários projetistas estão a trabalhar, validando que estes estão a assegurar a coordenação do seu projeto com os restantes.
Qual é a diferença entre a coordenação e a compatibilização do projeto?
A coordenação e a compatibilização do projeto são temas críticos e que afetam a qualidade final do mesmo. Aqui surge uma das principais fontes de trabalhos a mais, de discussão, de tensão e de várias variedades de problemas durante uma obra. E reina alguma confusão na indústria relativamente ao que é coordenação, o que é compatibilização, quem é que são as pessoas responsáveis e é bastante comum utilizar-se o termo compatibilização de projeto como se fosse uma ação isolada que se faz no fim dos projetos estarem concluídos, como sendo uma obrigação da coordenação do projeto. Mas esta abordagem e esta forma de trabalhar, quanto a mim, não funciona. Normalmente cada projetista trabalha isoladamente, com base em reuniões pontuais, com troca de informação esporádica, desenhos, etc. E depois, no final, espera-se que o coordenador de projeto faça a compatibilização dos vários projetos, quando não é a sua responsabilidade nem a sua competência, apesar das responsabilidades que decorrem da lei no que diz respeito às competências do coordenador do projeto.
Assim, tenho duas definições, ou vejo a coordenação e a compatibilização com estas duas definições. A coordenação do projeto tem a ver com o processo, isto é, a coordenação das várias equipas de projeto e garantir que estas têm, no tempo certo, ao longo das várias fases do projeto, a informação necessária para desenvolver os seus projetos. E que os seus projetos são desenvolvidos de forma articulada com a da restante equipa e de acordo com os objetivos do dono de obra. Portanto, isto é coordenação do projeto, processo ao longo do tempo. Já a compatibilização tem a ver com o resultado final. Isto é que os projetos, os vários projetos de arquitetura das especialidades, formam um conjunto coeso, compatível geometricamente e também que cumprem os vários requisitos cruzados entre as várias especialidades. E assegurar que os projetos são compatíveis entre si é muito difícil. Portanto, requer tempo, requer competências técnicas e uma capacidade de trabalho também elevada. Por exemplo, assegurar que os requisitos de acústica estão garantidos pela arquitetura, pelo ar-condicionado e por outras especialidades, assegurar que as instalações elétricas estão a alimentar o ar-condicionado, as hidráulicas, entre outros, por exemplo, assegurar que os requisitos da segurança contra incêndio estão implementados e são garantidos por praticamente todas as especialidades, a arquitetura, as estruturas, as instalações elétricas, o ar-condicionado, etc., é muito difícil.
Portanto, no final, compatibilizar não pode ser visto como uma ação, mas algo inerente ao ato de projetar ao longo do tempo. Em resumo, a coordenação de projeto tem a ver com o processo de coordenar as atividades das várias equipas de projeto ao longo do tempo. A compatibilização tem a ver com o resultado final, com o ato de projetar da responsabilidade de cada projetista.
E como é que se deve trabalhar a compatibilização do projeto?
Como princípio fundamental deve ser da responsabilidade de cada projetista assegurar que a sua instalação estava enquadrada com as restantes. Isto é, bem conectada, bem alimentada, coordenada e compatibilizada. Ou se projeta compatibilizado desde o início, então não se está a projetar bem. Não há um bom projeto incompatível que depois, no final, será compatibilizado. Compatibilizar deve ser visto como regulamentarizar, que não existe.
Não se faz uma regulamentarização do projeto quando este está concluído. Garantir que o projeto está de acordo com as normas e com a regulamentação em vigor, é algo que é assegurado ao longo das várias fases do projeto. Assim, costumo ter esta conversa com as várias equipas de projeto nesta fase, alertando que há alguns aspectos fundamentais para que os seus projetos sejam desenvolvidos e compatibilizados ao longo do tempo. Em primeiro lugar, não podem trabalhar de forma isolada, não trabalhem de forma isolada, não olhem para os seus projetos como sendo ilhas no oceano, que não são. Têm que trabalhar tendo em consideração que existem outros projetos e outras equipas que necessitam também dos seus inputs e da sua ajuda para desenvolver os demais projetos, como eles também precisam da informação das outras equipas de projeto. Trabalhar de uma forma proactiva, quando estão a projetar, informar as várias equipas dos seus requisitos, mas também solicitar e garantir que os seus requisitos estão a ser garantidos. Por exemplo, o ar-condicionado necessita de uma determinada potência das instalações elétricas, que pede, é fundamental que a determinada altura se vá confirmar se essa potência é fornecida. As telecomunicações necessitam de uma determinada capacidade de arrefecimento para uma sala técnica. No final, convém confirmar que esse requisito é cumprido e garantido. Os projetos demoram tempo, têm várias fases e é normal que esses requisitos vão evoluindo ao longo do tempo e que tenham que ser corrigidos, portanto, para garantir que existe uma compatibilização, acho que tem que ser feito esse trabalho de validação, de correção, de análise, ao longo das várias fases do projeto.
Por exemplo, as instalações elétricas para uma determinada sala técnica, um gerador, necessitam de fornecer vários resíduos a várias especialidades. Há arquitetura espacialmente, há estruturas porque necessita de coretes, o ar-condicionado porque precisa de ventilações e convém que no final, ou durante as várias fases do projeto, as instalações elétricas vão confirmando que esses resíduos serão cumpridos para que no final tenhamos uma compatibilização. Portanto, compatibilizar implica desenhar de forma diferente, de alterar, de ajustar e de validar. Desenhar algo compatível com os restantes elementos de projeto é algo inerente ao acto de projetar, isto é projetar bem.
